Condomínio entregue: a transição da construtora para o síndico

O prédio ficou pronto, as chaves foram entregues e a construtora convocou a primeira assembleia. A partir dali, um grupo de vizinhos que muitas vezes não se conhece passa a administrar um patrimônio de milhões — com obrigações trabalhistas, fiscais e legais que começam a correr imediatamente.

Essa fase costuma durar poucos meses. E define os anos seguintes.

O que já está correndo desde o primeiro dia

Um condomínio recém-instalado não tem prazo de carência. Assim que existe:

• Precisa de CNPJ próprio para contratar, abrir conta e emitir cobrança
• Se contrata zelador, porteiro ou equipe de limpeza, tem folha, encargos e eventos do eSocial com prazos que já estão correndo
• Passa a ter obrigações acessórias a entregar
• Precisa de seguro obrigatório da edificação
• Tem prestação de contas a apresentar na assembleia seguinte

Nada disso espera o síndico se organizar. Multa por obrigação não entregue não distingue condomínio novo de condomínio antigo.

O que conferir no que a construtora entrega

Aqui está o ponto que mais gera problema depois. A construtora entrega um conjunto de documentos, e quase sempre ninguém confere item a item — até faltar algum.

O que precisa estar na mesa:

Documentação da edificação. Habite-se, projetos aprovados, alvará do Corpo de Bombeiros e manual do proprietário. Sem o alvará em dia, o condomínio já nasce irregular — e a responsabilidade passa a ser do síndico, não de quem construiu.

Convenção e regimento registrados. Registrados, não apenas redigidos. É o que dá base para cobrar taxa, aplicar multa e definir critério de rateio.

Instalação formal. Ata da assembleia de instalação e da eleição do síndico, com registro. É o documento que prova quem pode assinar pelo condomínio.

Situação financeira inicial. Quanto a construtora recolheu de taxa das unidades ainda não vendidas, o que foi gasto e qual saldo está sendo transferido. Esse acerto precisa estar demonstrado.

Garantias e assistência técnica. Prazos de garantia por sistema e o canal para acionar. Perder prazo de garantia de impermeabilização é caro.

A conferência que evita briga

Vale a pena tratar a entrega como se fosse uma auditoria, sem que isso signifique desconfiança da construtora. É simplesmente registrar o estado das coisas no momento em que a responsabilidade muda de mãos.

Dois pontos que costumam aparecer nessa conferência:

• Taxa das unidades não vendidas. Enquanto não há comprador, a cota é da incorporadora. Nem sempre esse recolhimento está em dia na data da entrega.
• Contratos herdados. Manutenção de elevador, portaria, jardinagem. Vale saber o que foi contratado, por quanto tempo e sob quais condições, antes que o primeiro vencimento chegue.

Por que essa fase pesa tanto

Quase todo problema crônico de condomínio antigo nasceu aqui. Convenção que não foi registrada, alvará que nunca foi renovado, acerto financeiro inicial que ninguém documentou, folha que começou irregular.

Nenhuma dessas coisas dói no primeiro ano. Todas doem no terceiro — geralmente com o síndico daquele momento tendo que resolver algo que não criou.

O que fazemos nessa fase

Abertura ou regularização do CNPJ, conferência do que a construtora entrega, montagem da rotina contábil e trabalhista e organização do calendário de obrigações. Quando o alvará vem pendente, conduzimos também a regularização junto ao Corpo de Bombeiros.

Acompanhamos o síndico desde a primeira assembleia — que costuma ser onde ele mais precisa de alguém que já viu isso antes.

Se o seu condomínio foi entregue há pouco, fale com a gente antes de a primeira prestação de contas chegar.